Po śmierci bliskiej osoby trudno myśleć o dokumentach, terminach i wizytach w urzędach. Jedną z formalności, którą trzeba jednak załatwić przed pochówkiem, jest zgłoszenie zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego.
Nie musisz zajmować się tym samodzielnie. Zgłoszenia może dokonać uprawniony członek rodziny albo pełnomocnik. Poniżej wyjaśniamy, gdzie się udać, co przygotować i ile czasu mamy na załatwienie sprawy.
Gdzie zgłosić zgon?
Zgon zgłaszamy w USC właściwym dla miejsca śmierci, a nie dla miejsca zamieszkania zmarłego lub jego rodziny.
Przykład: jeśli bliska osoba mieszkała w Toruniu, ale zmarła w szpitalu w Bydgoszczy, zgon należy zgłosić w USC w Bydgoszczy.
Przed wizytą warto sprawdzić godziny obsługi i sposób przyjmowania zgłoszeń w danym urzędzie.
Ile czasu mamy na zgłoszenie?
Termin zależy od przyczyny śmierci:
3 dni od dnia wystawienia karty zgonu przez lekarza - w standardowej sytuacji,
24 godziny od chwili zgonu - jeśli śmierć nastąpiła na skutek choroby zakaźnej.
Warto zwrócić uwagę, że standardowy termin liczymy od wystawienia karty zgonu, nie od dnia śmierci. Zgłoszenie musi nastąpić przed pochówkiem.
Kto może zgłosić zgon?
Może to zrobić współmałżonek lub inny członek rodziny, na przykład dziecko, wnuk, rodzic, rodzeństwo czy teść lub teściowa. Sprawę może również załatwić pełnomocnik jednej z uprawnionych osób.
Jeśli formalności ma przejąć pracownik zakładu pogrzebowego, zapytaj, czy zakład oferuje taką pomoc. Ustal też z urzędem, jakie pełnomocnictwo będzie potrzebne.
Jakie dokumenty przygotować?
Do zgłoszenia zgonu potrzebne są:
karta zgonu otrzymana od lekarza,
dowód osobisty zmarłej osoby,
Twój dokument tożsamości do okazania, na przykład dowód osobisty lub paszport.
Jeśli dowód zmarłego zaginął albo jest niedostępny, skontaktuj się z USC i wyjaśnij sytuację. Nie odkładaj z tego powodu zgłoszenia.
Karta zgonu i akt zgonu to różne dokumenty. Kartę otrzymujemy po stwierdzeniu śmierci. Na jej podstawie urząd sporządza akt zgonu.
Ile kosztuje zgłoszenie i co otrzymamy?
Zgłoszenie zgonu jest bezpłatne. Kierownik USC co do zasady rejestruje zgon w dniu zgłoszenia i wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu.
Odpis będzie potrzebny przy kolejnych formalnościach, między innymi związanych ze świadczeniami, ubezpieczeniem czy sprawami bankowymi. Warto przechowywać go razem z pozostałymi dokumentami po zmarłym.
Po zgłoszeniu zgonu zmarła osoba zostaje automatycznie wymeldowana z miejsca pobytu stałego lub czasowego, a jej dowód osobisty unieważniony. Nie oznacza to jednak automatycznego zamknięcia rachunków, abonamentów i pozostałych umów.
Co zrobić, jeśli urząd nie może od razu zarejestrować zgonu?
Czasem rejestrację uniemożliwia problem techniczny. W takiej sytuacji urzędnik zamieszcza na karcie zgonu adnotację potwierdzającą zgłoszenie. Z tym dokumentem można udać się do administracji cmentarza, aby załatwić pochówek.
Urząd zarejestruje zgon w najbliższym możliwym terminie. Następnie otrzymasz dwa odpisy aktu zgonu - jeden dla siebie, drugi dla administracji cmentarza. Sposób ich odbioru ustal z urzędnikiem.
Jakie formalności czekają nas później?
Zgłoszenie zgonu to jeden z pierwszych kroków. Kolejne dotyczą organizacji pogrzebu, zasiłku oraz stopniowego uporządkowania spraw zmarłego.
Opisaliśmy je w pełnym poradniku: Pogrzeb – formalności, których musisz dopełnić po śmierci bliskiej osoby.
Nie wszystko trzeba załatwić podczas jednej wizyty ani jednego dnia. Jeśli trudno Ci teraz rozmawiać z urzędnikami lub pilnować dokumentów, poproś bliską osobę o pomoc. W żałobie nie trzeba wszystkiego dźwigać samemu.