Śmierć bliskiej osoby to chwila, w której praca schodzi na drugi plan. W polskim prawie pracy istnieje urlop okolicznościowy - potocznie mówi się o nim „urlopie na pogrzeb”. Poniżej znajdziesz uporządkowany przewodnik: kto ma prawo do wolnego, ile dni, jak złożyć wniosek i czego wymagać od pracodawcy. Zasady na 2026 rok pozostają takie same jak w poprzednich latach - zmieniają się natomiast inne uprawnienia pracownicze (np. liczenie stażu urlopowego), o czym wspomnimy na końcu.
Spis treści
- Czym jest urlop okolicznościowy i komu przysługuje?
- Ile dni urlopu okolicznościowego na pogrzeb?
- Czy urlop okolicznościowy jest płatny?
- Czy skraca urlop wypoczynkowy?
- Kiedy zgłosić urlop i czy można go podzielić?
- Jak złożyć wniosek - krok po kroku
- Wzór wniosku o urlop okolicznościowy
- Czy pracodawca może odmówić?
- Pogrzeb daleko od miejsca pracy
- Umowa zlecenie, B2B i praca zdalna
- Co poza urlopem okolicznościowym?
Czym jest urlop okolicznościowy i komu przysługuje?
Urlop okolicznościowy to płatne zwolnienie od pracy w związku z ważnym wydarzeniem rodzinnym - w tym ze śmiercią i pogrzebem osoby bliskiej.
Co ważne: nie jest wprost opisany w Kodeksie pracy jako osobny artykuł. Szczegółowe zasady wynikają z § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281). Podstawę upoważniającą do tego aktu stanowi art. 298² Kodeksu pracy.
Oficjalne omówienie urlopów okolicznościowych publikuje też Państwowa Inspekcja Pracy.
Urlop okolicznościowy przysługuje:
- pracownikowi na umowie o pracę (niezależnie od stażu i wymiaru etatu),
- osobie zatrudnionej na zasadzie powołania, mianowania lub wyboru.
Nie dotyczy umów cywilnoprawnych - zlecenia, o dzieło ani B2B. Tam warunki wolnego zależą wyłącznie od zapisów w umowie.
Ile dni urlopu okolicznościowego na pogrzeb?
Wymiar zależy od stopnia pokrewieństwa ze zmarłą osobą. Katalog jest zamknięty - jeśli relacja nie figuruje w przepisach, ustawowego urlopu okolicznościowego nie ma (można negocjować urlop wypoczynkowy lub bezpłatny).
2 dni wolne - śmierć i pogrzeb
Pracodawca ma obowiązek udzielić dwóch dni w razie zgonu i pogrzebu:
- małżonka pracownika,
- dziecka pracownika (własnego, przysposobionego lub współmałżonka),
- ojca lub matki pracownika,
- ojczyma lub macochy pracownika.
Dwa dni przysługują także przy ślubie pracownika i urodzeniu się jego dziecka - to odrębne podstawy, niezależne od urlopu macierzyńskiego czy ojcowskiego.
1 dzień wolny - śmierć i pogrzeb
Jeden dzień urlopu okolicznościowego przysługuje w razie zgonu i pogrzebu:
- siostry lub brata pracownika,
- teściów (teścia lub teściowej),
- dziadków (babki lub dziadka),
- innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką (np. współlokator wymagający opieki).
Przy ślubie dziecka pracownika również przysługuje 1 dzień.
Przykład: zgon i pogrzeb matki = 2 dni płatnego wolnego. Zgon babci = 1 dzień. Zgon bliskiej przyjaciółki spoza katalogu = brak urlopu okolicznościowego z mocy prawa.
Czy urlop okolicznościowy jest płatny?
Tak. Za każdy dzień urlopu okolicznościowego pracownik otrzymuje normalne wynagrodzenie, tak jak za urlop wypoczynkowy. Nie jest to urlop bezpłatny ani zwolnienie lekarskie.
Czy skraca urlop wypoczynkowy?
Nie. Urlop okolicznościowy jest niezależny od urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni rocznie) i nie pomniejsza jego puli.
Niewykorzystany urlop okolicznościowy nie przechodzi na kolejny rok - prawo do niego wygasa, gdy minie rozsądny termin związany z danym wydarzeniem.
Kiedy zgłosić urlop i czy można go podzielić?
Przepisy nie wymagają, aby wolne przypadało dokładnie w dniu pogrzebu. Dni muszą mieć jednak bezpośredni zwiątek z wydarzeniem - np. dzień ceremonii, dojazd, załatwienia w urzędzie czy rozmowy z zakładem pogrzebowym.
W praktyce:
- przy nagłej śmierci poinformuj pracodawcę jak najszybciej (telefon, potem e-mail),
- dwa dni możesz wykorzystać osobno, jeśli oba dotyczą tego samego zdarzenia (np. pogrzeb w sobotę + formalności w poniedziałek),
- urlopu nie „odkładasz” na później bez związku z okolicznością - po upływie rozsądnego czasu prawo wygasa.
Pracodawca może poprosić o potwierdzenie: akt zgonu, odpis aktu zgonu, kartę zgonu lub zaświadczenie z domu pogrzebowego. To standardowa praktyka HR, nie oznaka braku zaufania.
Jak złożyć wniosek - krok po kroku
- Poinformuj przełożonego - najpierw ustnie lub telefonicznie, potem na piśmie (e-mail wystarczy, jeśli firma na to pozwala).
- Złóż wniosek o urlop okolicznościowy - papierowo lub elektronicznie, zgodnie z regulaminem zakładowym.
- Podaj daty wolnego i relację ze zmarłym (np. „pogrzeb matki”).
- Dostarcz dokument potwierdzający w terminie wskazanym przez HR.
- Sprawdź ewidencję czasu pracy - nieobecność powinna być zapisana jako urlop okolicznościowy, nie wypoczynkowy. To ma znaczenie dla rozliczeń i ewentualnych kontroli PIP.
Wzór wniosku o urlop okolicznościowy
Możesz skopiować poniższy szablon i uzupełnić własnymi danymi:
[Miejscowość], [data]
[Imię i nazwisko pracownika]
[Adres pracownika]
[Nazwa i adres pracodawcy]
Wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego
Zwracam się z prośbą o udzielenie urlopu okolicznościowego w wymiarze … dnia/dni w związku ze śmiercią i pogrzebem [stopień pokrewieństwa, np. matki].
Proszę o udzielenie urlopu w dniu/dniach: ….
[Podpis]
Czy pracodawca może odmówić?
Nie - jeśli zdarzenie mieści się w katalogu § 15 rozporządzenia i złożysz wniosek zgodnie z procedurą. Pracodawca nie może odmówić urlopu okolicznościowego na pogrzeb małżonka, rodzica, dziadka czy innej osoby wymienionej w przepisach.
Może natomiast poprosić o dokument potwierdzający zdarzenie oraz sprawdzić, czy wykorzystane dni mają związek z pogrzebem lub formalnościami po nim.
Pogrzeb daleko od miejsca pracy
Kodeks nie przewiduje osobnego „urlopu na dojazd”. Liczą się wyłącznie dni okolicznościowe (1 lub 2). Gdy pogrzeb jest w innym mieścu, część pracodawców dodatkowo udziela dnia bezpłatnego albo pozwala wziąć urlop wypoczynkowy - to już dobrowolna decyzja firmy, nie obowiązek ustawowy.
Warto rozmawiać szczerze z przełożonym. Wiele organizacji ma też politykę wsparcia w żałobie (np. dodatkowe dni, elastyczny grafik po powrocie).
Umowa zlecenie, B2B i praca zdalna
Umowa o pracę: urlop okolicznościowy z § 15 rozporządzenia przysługuje z mocy prawa.
Zlecenie, B2B, umowa o dzieło: brak tego samego ustawowego tytułu. Przerwę w realizacji zlecenia można negocjować w umowie. Sprawdź też regulamin zakładowy lub układ zbiorowy - bywa korzystniej niż minimum ustawowe.
Praca zdalna i hybrydowa: prawo do urlopu okolicznościowego nie zależy od tego, czy pracujesz w biurze, czy z domu. Wystarczy spełnić warunki ustawowe i formalnie zgłosić nieobecność - np. mail do HR, nawet gdy nie widzisz szefa na co dzień.
Co poza urlopem okolicznościowym?
W trudnych chwilach warto znać też inne formy wsparcia pracowniczego obowiązujące w 2026 roku:
- Urlop wypoczynkowy lub bezpłatny - gdy relacja ze zmarłym nie mieści się w katalogu okolicznościowym albo potrzebujesz więcej czasu.
- Urlop opiekuńczy - 5 dni bezpłatnych rocznie na opiekę nad bliską osobą (odrębna podstawa).
- Zwolnienie z powodu siły wyższej - 2 dni lub 16 godzin rocznie z wynagrodzeniem w wysokości 50% (np. nagła awaria domowa).
- Zmiany w stażu urlopowym od 2026 r. - do okresu zatrudnienia liczącego się na urlop wypoczynkowy (20/26 dni) wlicza się m.in. okresy B2B i pracy na umowach zlecenia - to nie dotyczy urlopu okolicznościowego, ale warto o tym wiedzieć przy planowaniu urlopu wypoczynkowego po trudnym okresie.
Gdy liczy się wsparcie bliskich
Prawo daje minimum; ludzkie wsparcie w zespole ma osobną wartość. Jeśli współpracownik przeżywa stratę, konkretna pomoc - przejęcie dyżuru, krótka wiadomość, elastyczny deadline - często znaczy więcej niż sama kondolencja.
Po stronie rodziny, w trudnych dniach po pogrzebie, wielu bliskich szuka sposobu, by zachować wspomnienia w jednym bezpiecznym miejscu. Praktyczny przewodnik po cyfrowej pamiątce znajdziesz w artykule Jak upamiętnić bliskiego cyfrowo. Masz pytania - napisz do nas.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. W razie wątpliwości skonsultuj sytuację z działem HR lub prawnikiem pracy.